Wie sieht das Büro der Zukunft aus?
Das Büro der Zukunft beruht auf Trends die sich schon jetzt spürbar machen. Flexibles Arbeiten ist seit der Pandemie in vielen Unternehmen ein fixer Bestandteil des Arbeitsalltags. Die daraus entstandenen Hybridformen virtueller und physischer Zusammenarbeit machen ein Überdenken der bisherigen Bürokonzepte erforderlich. Hier erfahren Sie, wie sich das Office in den nächsten Jahren verändern wird.
Rückblick: So hat sich das Büro während der Corona Pandemie verändert
- 1. Im Lockdown ist der Anteil der Schweizer Erwerbstätigen im Home-Office von 24% auf zeitweise über 50% gestiegen. Langfristig wird schweizweit eine Quote von 34% erwartet. Knapp 80% der Unternehmen sind von dem Anstieg betroffen.
- 2. Für 42% aller Beschäftigten sind flexible Arbeitszeiten besonders wichtig. Flexibilität am Arbeitsplatz ist der dritt-wichtigste Faktor für Mitarbeiterzufriedenheit, nach Gehalt und Team.
- 3. Nur 12% der Büroflächen werden derzeit als flexible Coworking Plätze genutzt, die restlichen 88% der Büroflächen sind fest zugewiesene Arbeitsplätze.
- 4. Die Auslastung der traditionellen Arbeitsplätze lag schon vor COVID-19 bei durchschnittlich 40-60%, bedingt durch Überangebot sowie Abwesenheit der Angestellten (Urlaub, Krankheit und Dienstreisen).
Schluss mit Anwesenheitspflicht im Büro
Die Pandemie hat uns gezeigt, wie steil die Lernkurve von Unternehmen sein kann: In aller Eile wurden Online-Meetings, Webinare und Homeoffice eingeführt. Wirkte es anfangs noch befreiend am Küchentisch am Meeting teilzunehmen, wurde das Homeoffice für viele bald erdrückend. 46% der Mitarbeitenden beklagten die mangelnde Trennung zwischen Privatem und Arbeit und vielen wurde bewusst, was sie am Büro vermissen – und was nicht.
Doch was tun, wenn die Hälfte der Mitarbeitenden nicht mehr den weiten Arbeitsweg auf sich nehmen möchte aber die meisten MitarbeiterInnen doch ihre Kollegen vermissen? Mitarbeitende sollten am Besten flexibel entscheiden können, von wo aus sie arbeiten – doch dafür braucht es innovative Bürokonzepte.
So wird das Büro der Zukunft aussehen
Das Büro befindet sich in einem Wandel zur Begegnungsstätte für kreativen Austausch. Das reine Abarbeiten von Aufgaben kann meist besser Zuhause erledigt werden. Statt eigener Schreibtische gibt es im Büro der Zukunft unterschiedliche Module, die die verschiedenen Tätigkeiten unterstützen.
Arbeitsplätze werden nicht länger personal-, sondern aktivitätsbezogen sein – Mitarbeitende müssen also für verschiedene Tätigkeiten ihren Arbeitsplatz wechseln, meint Innenarchitektin Laura Holzgrefe in einem Beitrag im Handelsblatt. So passe sich der Büroraum ideal an den Tagesablauf der MitarbeiterInnen an. Gemäss Deloitte sollen aktivitätsbezogene Flächenkonzepte eine Reduzierung der Fläche pro Person um bis zu 20% ermöglichen, bei gleichzeitiger Erhöhung der Flächenqualität.
Machen wir nun einen Rundgang durch das Büro der Zukunft:
1. Der Coworking-Bereich
Es ist weder für die Atmosphäre noch wirtschaftlich sinnvoll, allen Beschäftigten einen eigenen Schreibtisch freizuhalten, wenn sie nur an zwei Tagen die Woche ins Office kommen. Es braucht zwar weiterhin abgetrennte Einzelarbeitsplätze, diese stehen jedoch allen Kolleg:innen zur Verfügung. Ein internes Buchungssystem hilft bei der Reservierung der Plätze.
Es gilt das “Clean Desk” Gebot. Die Topfpflanze oder das Familienfoto am Schreibtisch gehören somit der Vergangenheit an. Abends muss der genutzte Arbeitsplatz geräumt werden, und statt einer Ablage gibt es ein persönliches Schliessfach für die Unterlagen.
2. Der Meetingraum 2.0
Das Büro wird zum konstruktiven Treffpunkt der Mitarbeitenden, schätzt Holzgrefe. Dafür muss es entsprechende Räume geben, die den Austausch fördern und situativ zur Projektzone umfunktioniert werden kann. Tische, Stühle und Whiteboards sind auf Rollen befestigt, sodass die Möblierung flexibel der Gruppengrösse angepasst werden kann. Natürlich darf auch der klassische, abgetrennte Meetingraum nicht fehlen – für Besprechungen mit Kunden oder formellen Meetings und vertraulichen Teamsitzungen.
3. Ruhebereich und Telefonboxen
In einem räumlich abgegrenzten Bereich von etwa sechs bis acht Arbeitsplätzen, die akustisch und optisch voneinander abgeschirmt sind, wird eine Atmosphäre für das fokussierte Arbeiten geschaffen. Ähnlich wie in einer Bibliothek sind dort Telefonate und Gespräche nicht erlaubt. Wer sich in den Ruhebereich zurückzieht signalisiert den Kollegen, dass man nicht gestört werden möchte.
Kurze Absprachen sind zwar im Coworking-Bereich erlaubt, wer aber länger oder vertraulich telefonieren möchte, sollte in eine Telefonbox gehen. Wichtig ist, dass die Telefonboxen ausreichend Platz bieten und gut beleuchtet sind. Im Optimalfall ist die Konstruktion aus Glas, sodass natürliches Licht einfallen kann. Ebenfalls wichtig ist die Schallisolierung sowie ein gutes Belüftungssystem.
4. Pausen-Lounge zum Energie tanken
Als grösster Nachteil von Homeoffice wird immer wieder der mangelnde persönliche Kontakt genannt. 75% aller Beschäftigten geben an, dass ihnen der direkte Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen fehlt. In einer Hybridform virtueller und physischer Zusammenarbeit ist es daher umso wichtiger, eine attraktive Begegnungszone vor Ort zu schaffen.
Das Kredo ist einfach: Je attraktiver die Gestaltung einer Pausen-Lounge, desto häufiger wird sie von Mitarbeitenden zur kollegialen Vernetzung genutzt. Und was bringt Menschen öfters zusammen als Kaffee und Verpflegung? Wichtig ist, dass Angestellte hier rund um die Uhr ein ruhiges Plätzchen und gesunde Verpflegung vorfinden – um dann mit frischer Energie wieder an die Arbeit zurückzukehren.
5. Der smarte Kühlschrank
Mitgebrachte Lunchboxen und kalte Sandwiches sind von gestern. Dank smarten Kühlschränken kriegen immer mehr Schweizer Mitarbeitende rund um die Uhr Zugang zu frisch gekochten Gerichten, Snacks und Getränken. Dank Sensoren erkennt ein smarter Kühlschrank, welches Produkt entnommen wurde und bucht den Betrag direkt über die hinterlegte Zahlungsmethode ab. Ein smarter Kühlschrank komplettiert die Pausen-Lounge: Er sorgt als sozialer Treffpunkt und versorgt Mitarbeitende mit der nötigen Energie.
Fazit: Das Büro der Zukunft ist ein Ort der Interaktion
Das Büro der Zukunft ist eine Begegnungsstätte für Austausch und Kollaboration. Arbeitsplätze werden Aktivitätsbezogen sein. So können Mitarbeitende dort arbeiten, wo es Ihnen gerade passt und die Umgebung ihre Arbeit am besten unterstützt. Durch das steigende Bedürfnis nach Mindfulness und sozialem Austausch, werden auch Entspannung und Verpflegung ihren festen Platz im Office finden – sei es durch traditionelle Pausenräume oder neumodische Pausen-Lounges.