Wie sieht das Büro der Zukunft aus?
Flexibles Arbeiten wird kein kurzfristiger Trend sein, sondern auch nach Corona in vielen Unternehmen ein fixer Bestandteil bleiben. Daraus werden neue Hybridformen virtueller und physischer Zusammenarbeit entstehen, die ein Überdenken der bisherigen Bürokonzepte erforderlich machen.
Hier erfährst du, wie das Office in der Post-Covid Ära aussehen könnte – doch vorweg einige interessante Fakten:
- Im Lockdown ist der Anteil der Schweizer Erwerbstätigen im Home-Office von 24% auf zeitweise über 50% gestiegen. Post-Covid wird schweizweit eine Quote von 34% erwartet. Knapp 80% der Unternehmen sind von dem Anstieg betroffen.
- Auf dem Weg zur flexiblen Organisation planen 66% der Firmen auch nach der Pandemie dauerhaft Formen von Remote Working einzuführen.
- Für 42% aller Beschäftigten sind flexible Arbeitszeiten besonders wichtig. Flexibilität am Arbeitsplatz ist der dritt-wichtigster Faktor für Mitarbeiterzufriedenheit, nach Gehalt und Team.
- Nur 12% der Büroflächen werden derzeit als flexible Coworking Plätze genutzt, die restlichen 88% der Büroflächen sind fest zugewiesene Arbeitsplätze. Die Auslastung der traditionellen Arbeitsplätze lag schon vor COVID-19 bei durchschnittlich 40-60%, bedingt durch Überangebot sowie Abwesenheit der Mitarbeiter (Urlaub, Krankheit und Dienstreisen).
Die Anwesenheitspflicht wird abwesend
Corona zeigte auf, wie steil die Lernkurve von Unternehmen sein kann: In aller Eile wurden Online-Meetings, Webinare und Homeoffice eingeführt. Wirkte es anfangs noch befreiend am Küchentisch am Meeting teilzunehmen, wurde das Homeoffice für viele bald erdrückend. 46% der Mitarbeitenden beklagten die mangelnde Trennung zwischen Privatem und Arbeit und vielen wurde bewusst, was sie am Büro vermissen – und was nicht.
Doch was tun, wenn Mitarbeiter A nicht wieder den weiten Arbeitsweg auf sich nehmen und im Homeoffice bleiben möchte – aber Mitarbeiterin B zurück ins Büro möchte, weil sie ihre Kolleginnen vermisst?
Mitarbeitende sollten in Zukunft entscheiden können, von wo aus sie arbeiten – doch dafür braucht es innovative Bürokonzepte.
5 Trends im Office der Zukunft
Das Büro wird eine Begegnungsstätte für kreativen Austausch, anstelle eines Ortes für das reine Abarbeiten von Aufgaben. Statt eigener Schreibtische wird es unterschiedliche Module geben, die die verschiedenen Tätigkeiten unterstützen. Arbeitsplätze werden nicht länger personal-, sondern aktivitätsbezogen sein – Mitarbeitende müssen also für verschiedene Tätigkeiten ihren Arbeitsplatz wechseln, meint Innenarchitektin Laura Holzgrefe in einem Beitrag im Handelsblatt. So passe sich der Büroraum ideal an den Tagesablauf der Mitarbeiter an. Gemäss Deloitte sollen aktivitätsbezogene Flächenkonzepte eine Reduzierung der Fläche pro Person um bis zu 20% ermöglichen, bei gleichzeitiger Erhöhung der Flächenqualität.
Machen wir nun einen Rundgang durch das (mögliche) Office der Zukunft:
1. Der Coworking-Bereich
Es ist weder für die Atmosphäre noch wirtschaftlich sinnvoll, allen Beschäftigten einen eigenen Schreibtisch freizuhalten, wenn sie nur an zwei Tagen die Woche ins Office kommen. Es braucht zwar weiterhin abgetrennte Einzelarbeitsplätze, diese stehen jedoch allen Kolleg:innen zur Verfügung. Ein internes Buchungssystem hilft bei der Reservierung der Plätze.
Es gilt das “Clean Desk” Gebot. Die Topfpflanze oder das Familienfoto am Schreibtisch gehören somit der Vergangenheit an. Abends muss der genutzte Arbeitsplatz geräumt werden, und statt einer Ablage wird es ein persönliches Schliessfach für die Unterlagen geben.
2. Der Meetingraum 2.0
Das Büro wird stärker als bisher zum konstruktiven Treffpunkt der Mitarbeitenden, schätzt Holzgrefe. Dafür muss es entsprechende Räume geben, die den Austausch fördern und situativ zur Projektzone umfunktioniert werden kann. Tische, Stühle und Whiteboards sind auf Rollen befestigt, sodass die Möblierung flexibel der Gruppengrösse angepasst werden kann.
Natürlich darf auch der klassische, abgetrennte Meetingraum nicht fehlen – für Besprechungen mit Kunden oder formellen Meetings und vertraulichen Teamsitzungen.
3. Der Ruhe-Bereich
In einem räumlich abgegrenzten Bereich von etwa sechs bis acht Arbeitsplätzen, die allesamt voneinander akustisch und optisch abgeschirmt sind, wird eine Atmosphäre für das fokussierte (Einzel-) Arbeiten geschaffen. Ähnlich wie in einer Bibliothek sind dort Telefonate und Gespräche nicht erlaubt. Wer sich in den Ruhebereich zurückzieht signalisiert den Kollegen, dass man nicht gestört werden möchte.
4. Die Telefonbox
Kurze Absprachen sind zwar im Coworking-Bereich erlaubt, wer aber länger oder vertraulich telefonieren möchte, sollte in Telefonbox gehen. Wichtig ist, dass die Phonebox ausreichend Platz bietet und gut beleuchtet ist. Im Optimalfall ist die Konstruktion aus Glas, sodass natürliches Licht einfallen kann. Ebenfalls wichtig ist die Schallisolierung sowie ein gutes Belüftungssystem.
5. Die Pausen-Lounge: Für Gourmets & Netzwerker:innen
Als grösster Nachteil von Homeoffice wird immer wieder der mangelnde persönliche Kontakt genannt. 75% aller Beschäftigten geben an, dass ihnen der direkte Kontakt zu Kollegen und Kolleginnen fehlt. In einer Hybridform virtueller und physischer Zusammenarbeit ist es daher umso wichtiger, eine attraktive Begegnungszone vor Ort zu schaffen – die Pausen-Lounge!
Das Kredo ist einfach: Je attraktiver die Gestaltung der Lounge, desto häufiger wird sie von den Mitarbeitern zur kollegialen Vernetzung genutzt. Und was bringt Menschen öfters zusammen als eine attraktive Verpflegungsmöglichkeit?
Die Mensa oder das Betriebsrestaurant sind ausserhalb der Öffnungszeiten tote Flächen, weshalb die eigene Kantine oft kaum noch tragbar ist. Hier bietet Snäx, das Zürcher Start-up der Migros, eine attraktive und gesunde Lösung an.
Die Mitarbeiterverpflegung der Zukunft: Der smarte Kühlschrank
Durch den smarten Snäx-Kühlschrank haben die Mitarbeitenden rund um die Uhr Zugang zu leckeren Gerichten, Snacks und Getränken. Die Mitarbeiter öffnen den Kühlschrank über die Snäx App und entnehmen ihr Wunschgericht. Die Sensoren im Kühlschrank erkennen, welches Produkt entnommen wurde und buchen den Betrag direkt über die hinterlegte Zahlungsmethode ab.
Der Snäx Kühlschrank ist zudem so flexibel wie das Office der Zukunft und passt bestens in die Lounge, den Coworking-Bereich oder in eigens dafür geschaffene Nischen.
Fazit
In den Büros der Zukunft wird sich vieles verändern – doch eines wird immer gleich bleiben: Gute Mitarbeiterverpflegung hebt die Laune und steigert die Motivation deiner Belegschaft!